Les 7 questions à vous poser avant de créer votre tableau de bord
1 • Quelles informations sont réellement importantes pour mon activité future ?
Lors de la création d'un tableau de bord, il est nécessaire de se concentrer sur l'essentiel. Nous sommes toujours tentés de vouloir intégrer autant de KPI, de données et de fonctionnalités que possible dans notre nouveau tableau de bord. Il est toutefois essentiel de garder à l'esprit qu'il sera toujours possible d'imaginer de nouvelles itérations dans le futur et ainsi de mettre en place de nouveaux indicateurs une fois la première version mise en ligne. Identifiez les KPI nécessaires pour atteindre vos objectifs à court terme et intégrez-les en priorité à votre projet.
2 • Quels sont mes KPI essentiels ?
Les KPI constituent la base des tableaux de bord. L'utilisateur final doit avoir devant lui les indicateurs qui lui permettent de prendre des décisions justes et éclairées. Sans indicateurs clés de performance, le tableau de bord peine à fonctionner à pleine capacité.
3 • Quelles sont les actions à mettre en œuvre ?
La question des actions nous permet d'envisager les KPI sous un angle différent. Au lieu de « pourquoi », nous nous demandons « comment ». Cette approche permet de ne pas oublier des KPI importants dans la construction de l'interface. Si vous souhaitez intégrer un KPI clé dans le tableau de bord, posez-vous des questions sur sa source de données et sa construction : quels calculs devront être mis en œuvre ? Où sont les données disponibles ? Cela devrait vous permettre de répertorier toutes les actions nécessaires à la création de votre tableau de bord.
4 • Qui est responsable ?
Cette question doit bien entendu être posée pour tout projet, et pas seulement pour la création d'un tableau de bord. Cependant, il s'agit ici d'identifier à la fois les personnes responsables de chaque ensemble de données, puis la ou les personnes qui seront chargées de maintenir le tableau de bord une fois celui-ci mis en ligne. L'objectif est de pouvoir obtenir des réponses rapides à toute question ou anomalie concernant les données intégrées au tableau de bord.
5 • Quels sont les objectifs spécifiques ?
Cette question est conforme à la notion de hiérarchie. De nombreux managers doivent faire face à leurs KPI mais également à ceux de leur management. Il est donc essentiel de prendre en compte la notion de partage lors de la création du tableau de bord, notamment lorsqu'il est destiné à être mis à la disposition de plusieurs groupes de personnes.
6 • Quelles sont les alertes essentielles ?
La grande majorité des KPI peuvent inclure un seuil d'alerte. Ce seuil peut être symbolisé par une valeur à ne pas franchir ou un plafond pour lequel il est important d'être alerté. Il est nécessaire de les identifier puis de définir leur formulaire (notification, alerte mail, SMS, son,...) avant de les intégrer dans la construction du projet.
7 • Quelle source pour obtenir les bonnes informations ?
C'est le concept de source de données qui est mis en avant ici. La source des données doit être clairement identifiée si vous souhaitez estimer la faisabilité du tableau de bord. Une fois cette source définie, une question subsidiaire doit également se poser, celle de la méthode de récupération de ces données : disposez-vous d'un fichier brut (CSV, XLS), d'un flux API, d'une base de données en ligne ? Répondre à ces deux questions vous permettra de rendre compte de la faisabilité de l'intégration de certains KPI, voire de la possibilité de créer le tableau de bord lui-même.
Nous vous recommandons de répondre à l'ensemble de ces 7 questions par écrit. Cela vous aidera à formaliser votre projet et à définir les KPI nécessaires au succès de votre tableau de bord. Le chef de projet a donc tout intérêt à définir son rôle dans cet ensemble ainsi que le rôle des utilisateurs du futur tableau de bord. Une fois les objectifs, le plan d'action et les indicateurs formalisés, il ne reste plus qu'à produire votre tableau de bord et bien sûr : utilisez-le !
