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Il est souvent difficile d'abandonner de vieilles habitudes. Vous imaginez-vous traiter vos données quotidiennes sur un autre outil que Microsoft Excel ? La tâche peut paraître insurmontable, mais le gain de productivité est loin d'être négligeable...
"C'est parti, jetons-nous à l'eau."
C'est bien la phrase prononcée par la CCI Nouvelle-Aquitaine lorsque nous leur avons proposé de ne pas mettre à jour leur cartographie par l'intermédiaire d'un fichier Excel, mais de modifier entièrement leurs habitudes de travail.
Le fichier Excel en question, le voici :
Quelques milliers de lignes, étalées sur des dizaines et des dizaines de colonnes. Il était mis à jour tout au long de l'année, à la main, par les équipes de la CCI Nouvelle-Aquitaine. Cela pouvait entraîner de nombreux problèmes :
- Plusieurs personnes travaillant sur le même fichier, une gestion rigoureuse des versions était primordiale pour ne pas écraser le travail d'un collaborateur.
- Un temps de travail allongé à cause de la taille importante du fichier.
- Des saisies erronées dues à des potentielles fautes de saisie.
- Une impossibilité d'organiser une équipe en télétravail, le fichier n'étant accessible que depuis les locaux de l'organisation.
Une fois ce constat établi, nous avons avancé en 5 étapes simples.
Commençons par la normalisation.
Comme évoqué plus haut, l'un des inconvénients du fichier Excel est intimement lié à la saisie manuelle des données. Des erreurs involontaires peuvent apparaître et fausser les opérations ultérieures menées sur ces données. En l'occurrence, il s'agissait ici de data portant sur l'internationalisation des entreprises aquitaines. Imaginons que l'une d'elles a investi aux États-Unis. Comment les différents opérateurs, au cours du temps, auront inscrit le nom de ce pays : "États-Unis", Etats Unis", "USA", "US" ?
C'est donc pour cela que nous avons mis en place une normalisation automatisée qui a permis de traiter l'ensemble du fichier Excel et d'en standardiser le contenu.
Ensuite, sélectionnons les champs à conserver.
Le fichier Excel contenait une grande quantité d'indicateurs. La question se pose alors de conserver l'ensemble de ces indicateurs ou d'en abandonner certains qui ne sont pas (et ne seront plus) utilisés, dans l'optique d'alléger la quantité de données à saisir par les opérateurs une fois l'outil terminé.
C'est donc avant tout une étape de concertation entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles, pour juger du sort de chacun des indicateurs. Une fois la liste établie, il est l'heure de faire appel aux UI designers.
Du sur-mesure, c'est plus sûr.
Chaque fichier Excel est unique, chaque interface de saisie le sera également. Pour cela, nous avions deux chefs d'orchestre : l'équipe client qui utilisera l'outil au quotidien et qui a donc des habitudes de travail qu'il faut respecter; et le fichier Excel en lui-même, qui répond à une certaine logique structurelle. Nous avons donc imaginé un outil répondant à la fois aux besoins du client et à la structure donnée par le fichier source, pour que l'ensemble s'imbrique logiquement.
Le "beau" n'est pas forcément le mot d'ordre : un outil de ce type doit servir une fonction et donc répondre à une ergonomie précise. Simplicité et praticité nous ont conduit à concevoir et développer l'interface ci-dessus.
Il n'est pas un peu vide cet outil ?
En effet ! L'outil et les champs sont créés, tout est prêt, il ne manque plus que...les données ! Comment alors les intégrer, sans que les équipes de la CCI Nouvelle-Aquitaine ne les ressaisissent entièrement à la main ? Pour que le passage au nouvel outil soit entièrement indolore pour eux, nous avons mis en place un import automatique des anciennes données depuis Excel jusqu'à la nouvelle base de données en ligne.
C'est là encore que la normalisation effectuée en début de projet est importante : l'import doit être standardisé et respecter scrupuleusement les nouveaux champs de saisie.
On est arrivés ? Presque !
L'outil fonctionne désormais, les données sont intégrées et les comptes utilisateurs sécurisés ont été créés. Dernière étape, qui peut être facultative en fonction de l'organisation : lier cette nouvelle base de donnée en ligne avec les différents outils de visualisation. Dans le cas de la CCI Nouvelle-Aquitaine, ils sont au nombre de deux :
Afin d'alimenter facilement et en temps réel ces deux cartographies, nous créons des API qui viendront requêter la base de données et afficher les bonnes données au bon moment.
Enfin, toute l'infrastructure data est désormais connectée et l'organisation n'a plus besoin d'utiliser de fichiers Excel au quotidien.
Au final, quels avantages ?
- L'avantage principal est bien entendu le gain de temps. L'interface permettant de requêter simplement n'importe quelle entrée, plus besoin de perdre de longues minutes à chercher la bonne ligne ou la bonne colonne.
- Une connexion transparente et permanente entre la base de donnée et les outils qu'elle alimente : chaque donnée modifiée sur l'outil s'implémente en temps réel sur les différentes visualisations. Vos prestataires ou vos équipes techniques n'ont donc plus besoin de consacrer plusieurs heures ou journées à la mise à jour des différents outils nourris par votre fichier Excel.
- La sécurité est également un enjeu majeur de ce type d'outil. Mots de passe, profils utilisateurs, logs de connexion, hébergement sur une machine virtuelle sécurisée, sauvegarde régulière : les renforts sont nombreux en comparaison à un fichier Excel hébergé sur un serveur local.
- On l'oublie parfois, mais ce fonctionnement offre la possibilité de transformer les données de l'organisation en véritable valeur ajoutée. En effet, l'outil fonctionnant par le biais d'API, il est tout à fait envisageable après anonymisation de commercialiser les données issues de plateformes de ce type.
