De la standardisation à l'industrialisation : passage d'Excel à un outil intelligent.

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« Allons-y, sautons à l'eau. »

Il s'agit bien de la phrase prononcée par La CCI Nouvelle-Aquitaine lorsque nous leur avons demandé de ne pas mettre à jour leur carte à l'aide d'un fichier Excel, mais de modifier complètement leurs habitudes de travail.

Voici le fichier Excel en question :

Quelques milliers de lignes, réparties sur des dizaines et des dizaines de colonnes. Il a été mis à jour tout au long de l'année, à la main, par les équipes du CCI Nouvelle-Aquitaine. Cela pourrait entraîner un certain nombre de problèmes :

• Plusieurs personnes travaillent sur le même dossier, gestion rigoureuse des versions était indispensable pour ne pas anéantir le travail d'un employé.
• Un Temps de travail allongé en raison de la taille importante du fichier.
• De Entrées erronées en raison d'éventuelles erreurs de saisie.
• Une impossibilité d'organiser une équipe en télétravail, le dossier étant accessible uniquement depuis les locaux de l'organisation.

Une fois ce constat établi, nous avons progressé dans 5 étapes simple.

Commençons par la standardisation.

Comme mentionné plus haut, l'un des inconvénients du fichier Excel est étroitement lié à la saisie manuelle des données. Des erreurs involontaires peuvent survenir et fausser les opérations ultérieures effectuées sur ces données. En l'occurrence, il s'agissait de données relatives à l'internationalisation des entreprises en Aquitaine. Disons que l'un d'entre eux a investi aux États-Unis. Comment les différents opérateurs auront-ils, au fil du temps, écrit le nom de ce pays : « États-Unis », « États-Unis », « États-Unis » ?

C'est pourquoi nous avons mis en place un standardisation automatisée ce qui a permis de traiter l'intégralité du fichier Excel et d'en standardiser le contenu.

Ensuite, sélectionnons les champs à conserver.

Le fichier Excel contenait un grand nombre d'indicateurs. La question se pose alors de savoir s'il faut conserver tous ces indicateurs ou en abandonner certains qui ne sont pas (et ne seront plus) utilisés, afin de réduire la quantité de données à saisir par les opérateurs une fois l'outil terminé.

C'est donc avant tout Une phase de consultation entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles, pour juger du devenir de chacun des indicateurs. Une fois la liste établie, il est temps de faire appel aux concepteurs de l'interface utilisateur.

Les solutions sur mesure sont plus sûres.

Chaque fichier Excel est unique, tout comme chaque interface de saisie. Pour ce faire, nous avons eu deux chefs d'orchestre : l'équipe client qui utilisera l'outil au quotidien et qui a donc des habitudes de travail à respecter ; et le fichier Excel lui-même, qui répond à une certaine logique structurelle. Nous avons donc imaginé un outil répondant à la fois aux besoins du client et à la structure donnée par le fichier source, afin que l'ensemble s'imbrique logiquement.

« Beau » n'est pas forcément le maître mot : un outil de ce type doit remplir une fonction et donc répondre à une ergonomie précise. La simplicité et la praticité nous ont amenés à concevoir et développer l'interface ci-dessus.

Cet outil n'est-il pas un peu vide ?

En effet ! L'outil et les champs sont créés, tout est prêt, il ne manque que... les données ! Comment alors les intégrer, sans que les équipes de la CCI Nouvelle-Aquitaine ne les ressaisissent entièrement à la main ? Pour leur rendre le passage au nouvel outil totalement indolore, nous avons mis en place une importation automatique des anciennes données d'Excel à la nouvelle base de données en ligne.

C'est là encore que la standardisation réalisée en début de projet est importante : l'import doit être standardisé et respecter scrupuleusement les nouveaux champs de saisie.

On y est déjà ? Presque !

L'outil fonctionne désormais, les données sont intégrées et des comptes utilisateurs sécurisés ont été créés. Dernière étape, qui peut être facultative selon l'organisation : relier cette nouvelle base de données en ligne aux différents outils de visualisation. Dans le cas de la CCI Nouvelle-Aquitaine, il en existe deux :

Afin d'alimenter facilement et en temps réel ces deux cartes, nous créons des API qui interrogera la base de données et affichera les bonnes données au bon moment.

Enfin, l'ensemble de l'infrastructure de données est désormais connectée et l'organisation n'a plus besoin d'utiliser des fichiers Excel au quotidien.

Au final, quels en sont les avantages ?

• Le principal avantage est bien sûr Le gain de temps. L'interface vous permet d'interroger simplement n'importe quelle entrée, sans perdre de longues minutes à chercher la bonne ligne ou la bonne colonne.
• Une connexion transparente et permanente entre la base de données et les outils qu'elle alimente : chaque donnée modifiée sur l'outil est implémentée en temps réel sur les différentes visualisations. Vos prestataires ou équipes techniques n'ont donc plus besoin de consacrer plusieurs heures ou plusieurs jours à la mise à jour des différents outils alimentés par votre fichier Excel.
• La sécurité constitue également un défi majeur de ce type d'outil. Mots de passe, profils utilisateurs, journaux de connexion, hébergement sur une machine virtuelle sécurisée, sauvegarde régulière : les renforts sont nombreux par rapport à un fichier Excel hébergé sur un serveur local.
• On l'oublie parfois, mais cette opération offre la possibilité de transformer les données de l'organisation en une véritable valeur ajoutée. En effet, comme l'outil fonctionne via des API, il est tout à fait possible après anonymisation d'accéder aux données de marché issues de plateformes de ce type.

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