Passer d'Excel aux outils intelligents : transformer la standardisation en industrialisation

"Allez, on se jette à l'eau."

C'est en effet la phrase prononcée par la CCI Nouvelle-Aquitaine lorsque nous leur avons proposé de ne plus mettre à jour leur carte à l'aide d'un fichier Excel, mais de changer complètement leurs habitudes de travail.

Voici le fichier Excel en question :

Le fichier Excel d'origine.

Quelques milliers de lignes, réparties sur des dizaines et des dizaines de colonnes. Il était mis à jour tout au long de l'année, à la main, par les équipes de la CCI Nouvelle-Aquitaine. Cela pouvait entraîner un certain nombre de problèmes :

• Plusieurs personnes travaillant sur le même fichier, une gestion rigoureuse des versions était indispensable afin de ne pas écraser le travail d'un collaborateur.
• Un temps de travail allongé en raison de la taille importante du fichier.
• Des saisies erronées dues à des erreurs potentielles de saisie.
• Une impossibilité d'organiser une équipe en télétravail, le fichier n'étant accessible que depuis les locaux de l'organisation.

Une fois ce constat établi, nous avons progressé en 5 étapes simples.

Commençons par la standardisation.

Comme mentionné ci-dessus, l'un des inconvénients du fichier Excel est étroitement lié à la saisie manuelle des données. Des erreurs involontaires peuvent se produire et fausser les opérations ultérieures effectuées sur ces données. Dans ce cas, il s'agissait de données relatives à l'internationalisation des entreprises en Aquitaine. Disons que l'une d'entre elles a investi aux États-Unis. Comment les différents opérateurs, au fil du temps, auront-ils écrit le nom de ce pays : "États-Unis", "Etats-Unis", "USA", "US" ?

C'est pourquoi nous avons mis en place une standardisation automatisée qui a permis de traiter l'ensemble du fichier Excel et de normaliser son contenu.

Ensuite, sélectionnons les champs à conserver.

Le fichier Excel contenait un grand nombre d'indicateurs. La question se pose alors de savoir s'il faut conserver tous ces indicateurs ou abandonner certains qui ne sont pas (et ne seront plus) utilisés, afin de réduire la quantité de données à saisir par les opérateurs une fois l'outil finalisé.

Il s'agit donc avant tout d'une étape de concertation entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles, pour juger du sort de chacun des indicateurs. Une fois la liste établie, il est temps de faire appel aux concepteurs UI.

Les solutions sur mesure sont plus sûres.

Chaque fichier Excel est unique, et chaque interface de saisie le sera également. Pour ce faire, nous avions deux fils conducteurs : l'équipe cliente qui utilisera l'outil au quotidien et qui a donc des habitudes de travail qui doivent être respectées ; et le fichier Excel lui-même, qui répond à une certaine logique structurelle. Nous avons donc imaginé un outil qui répondait à la fois aux besoins du client et à la structure donnée par le fichier source, afin que l'ensemble s'emboîte logiquement.

"Beau" n'est pas nécessairement le maître-mot : un outil de ce type doit servir une fonction et donc répondre à une ergonomie précise. La simplicité et la praticité nous ont conduits à concevoir et développer l'interface ci-dessus.

Cet outil n'est-il pas un peu vide ?

En effet ! L'outil et les champs sont créés, tout est prêt, il ne manque plus que... les données ! Comment alors les intégrer, sans que les équipes de la CCI Nouvelle-Aquitaine ne les ressaisissent entièrement à la main ? Pour rendre la transition vers le nouvel outil totalement indolore pour eux, nous avons mis en place un import automatique des anciennes données depuis Excel vers la nouvelle base de données en ligne.

C'est encore une fois là que la standardisation effectuée au début du projet est importante : l'import doit être standardisé et respecter scrupuleusement les nouveaux champs de saisie.

Sommes-nous arrivés ? Presque !

L'outil fonctionne désormais, les données sont intégrées, et des comptes utilisateurs sécurisés ont été créés. Dernière étape, qui peut être optionnelle selon l'organisation : relier cette nouvelle base de données en ligne avec les différents outils de visualisation. Dans le cas de la CCI Nouvelle-Aquitaine, il y en a deux :

Afin d'alimenter facilement et en temps réel ces deux cartes, nous créons des APIs qui vont interroger la base de données et afficher les bonnes données au bon moment.

Enfin, l'ensemble de l'infrastructure de données est désormais connectée et l'organisation n'a plus besoin d'utiliser des fichiers Excel au quotidien.

Au final, quels sont les bénéfices ?

• Le principal avantage est bien sûr le gain de temps. L'interface permet d'interroger simplement n'importe quelle entrée, plus besoin de perdre de longues minutes à chercher la bonne ligne ou la bonne colonne.
• Une connexion transparente et permanente entre la base de données et les outils qu'elle alimente : chaque donnée modifiée sur l'outil est implémentée en temps réel sur les différentes visualisations. Vos prestataires de services ou équipes techniques n'ont donc plus besoin de consacrer plusieurs heures ou jours à la mise à jour des différents outils alimentés par votre fichier Excel.
• La sécurité est également un enjeu majeur de ce type d'outil. Mots de passe, profils utilisateurs, journaux de connexion, hébergement sur une machine virtuelle sécurisée, sauvegarde régulière : les renforcements sont nombreux par rapport à un fichier Excel hébergé sur un serveur local.
• On l'oublie parfois, mais cette opération offre la possibilité de transformer les données de l'organisation en véritable valeur ajoutée. En effet, l'outil fonctionnant par le biais d'APIs, il est tout à fait possible après anonymisation de commercialiser les données issues de plateformes de ce type.