Gestion d'équipe grâce aux données

Conseils

Aug 5, 2023

5 min

Une définition rapide de l'équipe pourrait être la suivante : Il s'agit d'un groupe de personnes qui travaillent collectivement et qui s'engagent mutuellement à atteindre un objectif commun et à atteindre des objectifs stimulants liés à cet objectif.

Pourquoi « une raison d'être commune » ? Chaque équipe performante, chaque start-up révolutionnaire est convaincue qu'elle existe pour une raison claire et précise et que le monde changera grâce à elle. Si nous prenons Airbnb comme exemple, ce serait la différence entre « nous mettons en relation les propriétaires et les locataires occasionnels » et « nous changeons la façon dont les gens partent en vacances ». C'est ce qui rapproche les membres de l'équipe et leur donne le sentiment d'appartenir à quelque chose de plus grand qu'eux.

Pourquoi « des objectifs stimulants liés à cette raison d'être » ? L'objectif doit devenir concret rapidement, sinon il disparaîtra. Pour atteindre cet objectif, toute équipe doit avancer avec des objectifs spécifiques, réalisables et motivants.

En bref, le but et les objectifs sont les deux piliers qui soutiennent une équipe. Une raison de ne pas avoir de but n'est qu'un rêve fragile. Sans raison, les objectifs ne sont qu'une activité inutile. Mais même si ces deux piliers sont fondamentaux, ils ne suffisent pas à eux seuls. Une équipe a également besoin de clarté, notamment sur les points suivants :

Les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe : personne ne peut tout faire.
Méthodologie et/ou processus de travail : comment l'équipe doit mener à bien son travail, notamment en matière de prise de décisions.
Les valeurs, normes et standards qui définissent ce qu'un membre est en droit d'attendre des autres membres : comment résoudre les conflits entre deux membres de l'équipe, par exemple.
Feedback sur le travail (feedback) et données numériques permettant de mesurer les progrès de l'équipe.

Cela peut sembler évident, mais la clarté de ces petits détails permet de maintenir un rythme et un environnement de travail optimaux pour tous les membres de l'équipe. De plus, lorsque toutes ces conditions sont réunies et que le groupe de travail est devenu une véritable équipe, les membres atteignent un haut niveau de productivité non pas parce que leur manager le leur a demandé, mais parce que leurs collègues attendent d'eux ce haut niveau de productivité : l'équipe se gère elle-même. Si un membre de l'équipe ne travaille pas correctement, les autres membres l'en informeront. Ainsi, la performance n'est pas guidée par les attentes du manager, mais par les liens affectifs et sociaux qui unissent les membres entre eux. Lorsque cela se produit, nous disons que c'est une gestion à travers l'équipe.

Concentrez-vous sur un point clé du team building : le feedback et les données numériques (gestion d'équipe par les données).

On peut trouver deux niveaux d'intervention dans la gestion d'équipe grâce aux données.

Prendre des mesures au niveau individuel (l'employé)

Comme mentionné plus haut, une bonne gestion d'équipe ne se concentre pas sur les individus. Ce niveau d'intervention vise donc à mesurer la façon dont la personne travaillera avec ses collègues.

Nous essayons de diviser ces indicateurs en 2 parties : des indicateurs de comportement individuels et des indicateurs de performance individuels.

Dans le indicateurs comportementaux individuels, par exemple, nous essaierons d'analyser et de mesurer la façon dont la personne s'adressera aux autres ou ce que les autres employés peuvent penser de cette personne. Il s'agit de données qualitatives qui peuvent encore être mesurées quantitativement à l'aide d'outils d'enquête internes tels que :

https://www.happinessatworksurvey.com/

À 10h11, nous utilisons un bot Slack appelé Polly (https://www.polly.ai/), qui nous permet d'obtenir un feedback rapide et quantifié sur le ressenti et le bien-être de l'équipe :

Nous utilisons également le bot HeyTaco, qui est plus amusant, qui vous permet d'envoyer et de donner des points à une personne si l'une de ses actions nous semble pertinente (un peu de gamification ne fait jamais de mal) : https://www.heytaco.chat

Dans indicateurs de performance individuels, nous essaierons de mesurer toutes les productions de l'employé qui ont contribué à l'objectif final de l'équipe. Par exemple, nous pouvons citer le nombre d'erreurs commises par la personne, son historique de temps, le nombre de suggestions ou de propositions qu'elle apportera au projet. Pour ce faire, nous utilisons Nikabot (https://www.nikabot.com/), qui permet à l'équipe d'enregistrer son temps de travail beaucoup plus facilement en posant une simple question via Slack à la fin de la journée. Les résultats sont enregistrés dans un tableau de bord accessible à tous.

Prendre des mesures au niveau collectif (l'équipe)

L'analyse du fonctionnement d'une équipe implique donc d'abord ses membres, mais il est également possible et recommandé de mesurer les indicateurs de performance globaux de l'équipe. Encore une fois, nous allons diviser ces indicateurs en deux catégories : indicateurs de fonctionnement d'équipe et indicateurs de résultats collectifs.

Concernant Les indicateurs de fonctionnement de l'équipe, nous essaierons de mesurer la dynamique de groupe de l'équipe et de savoir, par exemple, si l'équipe est efficace lors des réunions de travail, si elle parvient rapidement à un consensus en cas de désaccord ou encore les techniques utilisées pour résoudre les problèmes.

En ce qui concerne indicateurs de performance collectifs, nous essaierons de mesurer la production finale de l'équipe. Les indicateurs seront donc plutôt le nombre de tâches réalisées.

Pourquoi mettre en œuvre la gestion des données ?

Mesurer l'interaction

Les équipes prospèrent lorsque leurs membres entretiennent des relations saines, lorsqu'ils prennent le temps de comprendre les compétences de chacun afin de partager et de développer les idées des autres. Un moyen simple de mesurer l'interaction est de noter le nombre de commentaires positifs par rapport aux commentaires négatifs pendant les réunions. Comme les émotions négatives sont beaucoup plus fortes que les émotions positives, les équipes les plus performantes ont un ratio compris entre 3 pour 1 et 7 pour 1 (positif contre négatif). Tout résultat supérieur à 8 contre 1 est le signe d'une fausse harmonie au sein du groupe et d'une tendance à éviter les sujets ennuyeux. Une valeur inférieure à 1 pour 1 montre des signes de dysfonctionnement très important.

Résoudre les conflits

Pour beaucoup, les conflits sont effrayants et doivent être évités à tout prix. Cela n'est vrai que dans le cas de conflits négatifs ou offensifs, où les membres de l'équipe sont attaqués personnellement, où certains membres doivent gagner à tout prix. Cependant, le fait d'éviter les conflits est un signe que le groupe n'aborde pas les problèmes qui doivent être résolus. Les équipes performantes discutent de ces problèmes et échangent ouvertement leurs expériences et leurs idées afin de trouver la meilleure solution possible. Il est possible de noter le nombre de membres de l'équipe qui participent activement à la génération d'idées et au processus de résolution. Les équipes les plus performantes ont tendance à être équitables entre tous les membres de l'équipe, tandis que les équipes déséquilibrées ne comptent qu'une ou deux personnes qui dominent la discussion.

Prendre des décisions

Les décisions importantes ne doivent être prises qu'une fois que tous les membres de l'équipe ont participé, accepté et validé ces décisions. Les équipes non performantes s'accordent sur la décision prise par la personne en tête de la mêlée et ne montrent aucun signe d'engagement pendant les étapes qui suivent cette décision.

Création de valeur ajoutée

Les membres d'une équipe performante respectent tous les mêmes normes de performance sans l'aide de leur manager. Les membres sont-ils à l'heure ? Est-ce qu'ils se sont préparés pour la réunion ? Les distractions, telles que les discussions entre deux personnes, les mises à jour par e-mail ou les SMS, sont-elles réduites au minimum ?

Lorsque les membres de l'équipe ne respectent pas ces normes de performance et s'appuient sur les règles données par le manager, ils signalent qu'ils ne sont pas suffisamment impliqués les uns pour les autres.

Sachez vous poser les bonnes questions avant de vous lancer :

Comment puis-je identifier les données dont je dispose ?

Pour ce faire, il suffit de procéder à une simple collecte de données, en tenant compte des facteurs habituels :

Quelles données doivent être collectées pour correspondre aux mesures de qualité que je souhaite mettre en place. Les données que vous allez collecter doivent être pertinentes par rapport aux points que vous souhaitez améliorer dans la gestion de votre équipe. Si ces points changent au cours de l'année, les données que vous allez collecter doivent également changer.
Quelles sont les sources de ces données ? Il est important de déterminer quelles sont les sources à partir desquelles vous collecterez ces données : proviennent-elles d'un logiciel, d'un service Web, d'enquêtes, de saisies manuelles ? Qui est en charge de ces données : le directeur, les chefs d'équipe, les employés ?
Quelle méthodologie dois-je mettre en place pour collecter ces données ? Vais-je configurer des API qui me permettront de collecter des données directement ? Devrai-je collecter ces données tous les jours, tous les mois, tous les ans ? Vais-je les intégrer dans un tableau de bord, sur un excel, dans une base de données ?
Quelle quantité de données faut-il collecter ?Il n'est pas toujours nécessaire de collecter toutes les données disponibles. L'important est de se concentrer sur les domaines à améliorer et les domaines de développement pertinents au sein de l'équipe dans laquelle vous travaillez.

Comment savoir si les données que je vais collecter sont de bonne qualité ?

Pour cela, vous pouvez compter sur la « gouvernance des données ».

Selon un vieux dicton commercial, « on ne peut pas gérer ce que l'on ne peut identifier ».

La définition officielle de la gouvernance des données, donnée par le Data Governance Institute, est la suivante :

« La gouvernance des données est un système de droits de décision et de responsabilités pour les processus liés à l'information, exécuté selon des modèles convenus qui décrivent qui peut prendre quelles actions avec quelles informations, et quand, dans quelles circonstances, en utilisant quelles méthodes. »

La gouvernance des données est donc un processus qui permet de gérer les données. D'une certaine manière, une liste de procédures qui vous aide à savoir quoi faire lorsque vous rencontrez un problème avec vos données.

Comment connaître la maturité de votre entreprise en termes de gouvernance des données ?