Conformité RGPD pour le télétravail : 5 conseils essentiels pour un télétravail sécurisé

RGPD : nos rappels sur le télétravail

Si vous souhaitez bénéficier du télétravail dans votre organisation, il est nécessaire de sécuriser vos données, afin de vous conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018. Le RGPD établit des mesures que les entreprises doivent suivre pour améliorer la sécurité de leurs données. Son objectif ?Protéger les informations personnelleset permettre une réduction du nombre de failles de sécurité permettant aux entreprises et aux particuliers de mieux contrôler leurs données.

Suis-je concerné par le RGPD ?

PME, start-ups ou grands groupes, quelle que soit leur taille,toutes les organisations ont l'obligation de se conformer au RGPD. Ce dernier s'applique à toutes les entreprises basées dans l'UE ainsi qu'à celles qui traitent ou stockent des données personnelles de citoyens de l'Union européenne. En cas de non-conformité au RGPD, l'organisation peut être condamnée à une amende pouvant atteindre 4 % de son chiffre d'affaires annuel total.

Données personnelles : de quoi parle-t-on ?

Le RGPD définit les données personnelles commel'ensemble des informations pouvant servir à identifier une personne. Cela inclut également la combinaison de plusieurs données biographiques, mais aussi des informations sur le lieu de travail ou encore sur l'apparence de la personne.

Le télétravail doit également respecter certaines règles de sécurité des données.

La sécurité avant tout : l'importance d'une charte de télétravail

Malgré le nombre croissant d'entreprises utilisant le travail à distance,plus de la moitié des employeurs ne disposent pas encore d'une politique formelle de télétravail(2). Il est pourtant conseillé de mettre en place une charte de télétravail solide pour accompagner au mieux les collaborateurs dans ce changement de modèle. En effet, lorsque certaines personnes de l'entreprise sont à distance, il est essentiel de s'assurer qu'elles comprennent correctement comment collecter et accéder aux données, de manière totalement transparente et conforme au RGPD. Ci-dessous, voici quelques questions que les collaborateurs peuvent se poser et qui devraient vous permettre de construire au mieux cette charte de télétravail :

"Quelles sont mes responsabilités ?"

Avant tout,décrivez les responsabilités et les rôles des collaborateurset incluez une description claire de leurs tâches quotidiennes. Ensuite, si vous demandez à vos collaborateurs de respecter une journée de travail « classique », mentionnez-le clairement. Il est cependant recommandé d'intégrer un nouvel état d'esprit et de permettre une plus grande autonomie et une plus grande flexibilité. Cela vous aidera à créer un environnement davantage basé sur la mise en valeur des résultats de chacun.

"À quelles données ai-je accès ? Et comment ?"

Votre charte de télétravail doitlister toutes les règles qui déterminent clairement qui doit avoir accès à quoi. Elle doit donc indiquer clairement les responsabilités et les droits de chaque collaborateur concernant l'accès aux serveurs de l'entreprise. De manière générale, aucun collaborateur ne devrait avoir un accès complet aux données qu'il n'utilise pas pour ses tâches quotidiennes, qu'il travaille depuis son domicile ou non. Il est donc possible de modérer certains accès et de permettre à vos collaborateurs d'accéder uniquement aux données dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

"Comment dois-je gérer mes mots de passe ?"

La mise en place d'une réglementation dédiée à l'utilisation de mots de passe suffisamment robustes est un axe extrêmement important pour garantir la sécurité des données de l'entreprise.Chaque accès aux fichiers et données professionnels, aux emails, ou au réseau de l'entreprise doit être contrôlé par des mots de passe forts. Quelques règles de base permettent de respecter cette exigence :

• Utilisez des mots de passe forts, mémorisables, non identifiables et uniques pour chaque service que vous utilisez.
• Pour une meilleure protection de vos données, mettez en place une authentification à deux facteurs (ou plus).
• Mettez à jour les identifiants et les mots de passe de manière régulière.
• Si possible, limitez le nombre de tentatives de connexion avant de bloquer l'accès au service.

La charte de télétravail est un élément essentiel pour l'entreprise.

Quelques recommandations supplémentaires

Enfin, voici 3 conseils simples à mettre en place pour vous aider à améliorer la sécurité des données de vos collaborateurs à distance :

Mettre en place une connexion web sécurisée

L'installation d'un réseau sécurisé est particulièrement importante, que vos collaborateurs soient en télétravail ou non. Vous pouvez ainsi encourager l'utilisation d'un réseau privé virtuel (VPN) pour les personnes travaillant à distance.Avec ce type d'installation, vous n'aurez plus à vous inquiéter de l'accès à vos données d'entreprise depuis des ordinateurs personnels ou connectés à des réseaux publics non sécurisés.Il est également possible de configurer une identification à deux facteurs pour sécuriser davantage vos données.

Privilégier les applications web sécurisées

Un choix éclairé en matière de services web vous permet d'améliorer vos garanties de sécurité. En effet,la plupart des services en ligne (email, cloud, CRM, etc.) ont intégré des mesures de sécurité pour offrir une protection supplémentaire à leurs utilisateurs. Ainsi, lorsque vous devez choisir un nouveau service, assurez-vous de bien comprendre les protections dont vous disposez. N'hésitez pas à consulter des professionnels à ce sujet pour mieux envisager les différents choix qui s'offrent à vous.

Chiffrer les appareils mis à disposition des collaborateurs

Il est conseillé de mettre en placeun chiffrement pour les appareils attribués aux collaborateurs à distance.Par exemple, il est possible d'installer un logiciel de chiffrement qui fonctionnera sur toutes les données de l'ordinateur ou uniquement sur certains fichiers. Une autre option consiste à installer un logiciel de nettoyage à distance, qui efface toutes les données de l'entreprise sur l'appareil lorsqu'il est perdu ou volé.

Pour aller plus loin

Trouvez des solutions simples et ludiques pour renforcer votre système d'accès aux données

Il est possible d'organiser des formations ou des ateliers au sein de votre organisation afin que vos collaborateurs puissent acquérir un niveau supérieur de sensibilisation à la sécurité des données. Même si ces formations peuvent être une solution rapide à mettre en place, elles peuvent également être coûteuses. Il est donc important de trouver d'autres moyens de sensibiliser vos collaborateurs aux enjeux de sécurité et au RGPD.Des articles de blog ou des podcastsqui traitent de cas concrets peuvent jouer un rôle crucial pour attirer leur attention sur le sujet. Autre solution plus ludique,la gamificationpeut également encourager l'engagement de votre équipe sur l'importance de la sécurité des données et de la conformité au RGPD.