Télétravail et RGPD : quelques conseils pour avancer en toute sécurité.

RGPD : nos rappels sur le télétravail

Si vous souhaitez bénéficier du télétravail dans votre organisation, il est nécessaire de sécuriser vos données, afin de respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018. Le RGPD établit des mesures que les entreprises doivent suivre pour améliorer la sécurité de leurs données. Son objectif ? Protection des informations personnelles et permettre de réduire le nombre de failles de sécurité, permettant ainsi aux entreprises et aux particuliers de mieux contrôler leurs données.

Suis-je concerné par le RGPD ?

PME, start-up ou grands groupes, quelle que soit leur taille, Toutes les organisations ont l'obligation de se conformer au RGPD. Cette dernière s'applique à toutes les entreprises basées dans l'UE ainsi qu'à celles qui traitent ou stockent les données personnelles des citoyens de l'Union européenne. En cas de non-respect du RGPD, l'organisation peut se voir infliger une amende pouvant aller jusqu'à 4 % de son chiffre d'affaires annuel total.

Données personnelles : de quoi parle-t-on ?

Le RGPD définit les données personnelles comme toutes les informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne. Cela inclut également la combinaison de plusieurs données biographiques, mais également des informations sur le lieu de travail ou même sur l'apparence de la personne.

La sécurité d'abord : l'importance d'une charte du télétravail

Malgré le nombre croissant d'entreprises utilisant le télétravail, plus de la moitié des employeurs n'ont pas encore de politique officielle de télétravail (2). Il est toutefois conseillé de mettre en place une charte du télétravail solide pour accompagner au mieux les collaborateurs dans ce changement de modèle. En effet, lorsque certaines personnes de l'entreprise sont à distance, il est essentiel de s'assurer qu'elles comprennent correctement comment collecter les données et y accéder, de manière totalement transparente et conformément au RGPD. Ci-dessous, voici quelques questions que les collaborateurs peuvent se poser et qui devraient vous permettre de construire au mieux cette charte du télétravail :

« Quelles sont mes responsabilités ? »

Par-dessus tout, Décrire les responsabilités et les rôles des employés et incluez une description claire de leurs tâches quotidiennes. Ensuite, si vous demandez à vos employés de respecter une journée de travail « classique », mentionnez-la clairement. Cependant, il est recommandé d'intégrer un nouvel état d'esprit et de permettre une plus grande indépendance et une plus grande flexibilité. Cela vous aidera à créer un environnement davantage axé sur la mise en valeur des résultats de chacun.

« À quelles données ai-je accès ? Et comment ? »

Votre charte de télétravail doit Énumérez toutes les règles qui déterminent clairement qui doit avoir accès à quoi. Il doit donc indiquer clairement les responsabilités et les droits de chaque employé en ce qui concerne l'accès aux serveurs de l'entreprise. En général, aucun employé ne devrait avoir un accès complet aux données qu'il n'utilise pas pour ses tâches quotidiennes, qu'il travaille à domicile ou non. Il est donc possible de modérer certains accès et de permettre à vos employés d'accéder uniquement aux données dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

« Comment dois-je gérer mes mots de passe ? »

La mise en place d'une réglementation dédiée à l'utilisation de mots de passe suffisamment forts est un axe extrêmement important pour garantir la sécurité des données de l'entreprise. Chaque accès aux fichiers et données professionnels, aux e-mails ou au réseau de l'entreprise doit être contrôlé par des mots de passe sécurisés. Quelques règles de base permettent de respecter cette exigence :

• Utilisez des mots de passe sûrs, mémorisables, non identifiables et uniques pour chaque service que vous utilisez.
• Pour une meilleure protection de vos données, implémentez l'authentification à deux facteurs (ou plus).
• Mettez régulièrement à jour vos identifiants et vos mots de passe.
• Si possible, limitez le nombre de tentatives de connexion avant de bloquer l'accès au service.

Quelques recommandations supplémentaires

Enfin, voici 3 conseils simples à mettre en œuvre pour vous aider à améliorer la sécurité des données de vos employés travaillant à distance :

Configurez une connexion Web sécurisée

L'installation d'un réseau sécurisé est particulièrement importante, que vos employés soient en télétravail ou non. Vous pouvez donc encourager l'utilisation d'un réseau privé virtuel (VPN) pour les personnes travaillant à distance. Avec ce type d'installation, vous n'aurez plus à vous soucier d'accéder aux données de votre entreprise depuis des ordinateurs personnels ou connectés à des réseaux publics non sécurisés. Il est également possible de configurer l'identification à deux facteurs pour sécuriser davantage vos données.

Concentrez-vous sur les applications Web sécurisées

Un choix éclairé en matière de services Web vous permet d'améliorer vos garanties de sécurité. En fait, la plupart des services en ligne (e-mail, cloud, CRM, etc.) ont intégré des mesures de sécurité pour offrir une protection supplémentaire à leurs utilisateurs. Ainsi, lorsque vous devez choisir un nouveau service, assurez-vous de bien comprendre les protections dont vous disposez. N'hésitez pas à consulter des professionnels à ce sujet afin de mieux considérer les différents choix qui s'offrent à vous.

Chiffrez les appareils mis à la disposition des employés

Il est conseillé de configurer Chiffrement pour les appareils attribués aux employés distants. Par exemple, il est possible d'installer un logiciel de cryptage qui fonctionnera sur toutes les données de l'ordinateur ou uniquement sur certains fichiers. Une autre option consiste à installer un logiciel de nettoyage à distance, qui efface toutes les données de l'entreprise sur l'appareil en cas de perte ou de vol.

Pour aller plus loin

Trouvez des solutions simples et ludiques pour renforcer votre système d'accès aux données

Il est possible d'organiser des cours de formation ou des ateliers au sein de votre organisation afin que vos employés puissent acquérir un niveau de sensibilisation plus élevé à la sécurité des données. Même si ces cours peuvent être une solution rapide à mettre en place, ils peuvent également être coûteux. Il est donc important de trouver d'autres moyens de sensibiliser vos employés aux problèmes de sécurité et au RGPD. Articles de blog ou podcasts qui traitent de cas concrets peuvent jouer un rôle crucial en attirant leur attention sur le sujet. Une autre solution plus amusante, gamification peut également encourager l'engagement de votre équipe en faveur de l'importance de la sécurité des données et de la conformité au RGPD.

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