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La conduite de projet chez 10h11 – Part 1 : gérer une agence data avec Slack

10h11 ne se contente pas d’exploiter les données et les interfaces innovantes pour ses clients : en interne, la vie de l’agence est également rythmée de cette manière. Au fil d’une nouvelle série d’articles, nous détaillerons nos méthodes et outils de travail qui nous permettent d’allier agilité et efficacité ! Pour une première édition, nous vous proposons un zoom sur la nouvelle app qui monte : Slack.

Slack en quelques mots

Créé en 2014, la startup se développe rapidement pour atteindre aujourd’hui un vivier de 2,3 millions d’utilisateurs.Slack fonctionne avant tout comme un outil de chat d’entreprise. Même si cette définition est tout à fait réductrice, l’interface est pensée pour faciliter les échanges rapides de messages entre les employés, au sein d’une entreprise ou d’un groupe de travail. Disponible via navigateur, application cross-platform desktop ou mobile, Slack offre aujourd’hui une alternative pertinente à d’autres outils de gestion de projet plus complexes.

Une bonne gestion de projet avec Slack, c’est possible ?

Pourquoi alors passer d’outils « historiques » de gestion de projet tels que Basecamp, à l’interface à première vue plus limitée qu’offre Slack ? La question peut se poser, tant nombre de start-ups semblent aujourd’hui franchir le pas et font de Slack leur outil de gestion par défaut. à mon sens, le maître mot est l’agilité. Slack permet une réactivité et une qualité d’échange que ne pourront jamais offrir des outils de gestion de projet plus lourds.

Parlons-en, d’ailleurs, des projets. Comment intégrer les projets, l’équipe de production, les livrables, à Slack ?Rien de plus simple : l’interface vous permet de créer des « chaînes » (conversations privées ou publiques), puis d’y inviter les personnes impliquées dans votre projet. Nous avons pu pallier à cette absence de gestionnaire complet de planning en simplifiant notre gestion du temps et des équipes. En créant une chaîne spécifique « planning », tous les membres de l’équipe reçoivent chaque matin leur affection à un projet. Slack permettant de mentionner des utilisateurs à la manière de Twitter (@nom-d-utilisateur), le membre reçoit alors une notification, lui indiquant dans quel projet (conversation) il doit se rendre pour trouver son brief. Slack permet en effet de créer également des liens d’un projet à un autre en indiquant le nom de la conversation précédée d’un « # ».

Dernier point important, s’il est possible d’intégrer rapidement de nouvelles personnes à l’équipe, il est également envisageable de s’ouvrir vers l’extérieur. Développeur iOS, freelance, startuper ? Slack vous permet en effet de créer des chaînes entièrement publiques pour ainsi discuter avec des personnes partageant les mêmes activités que vous. Bientôt une chaîne réservée à la data visualisation et à la data science ?

Le petit plus : les intégrations et les bots intelligents

L’autre grande force de Slack est sa capacité à pouvoir intégrer des applications tierces, telles que Mailchimp ou Dropbox. Une fois paramétrées, ces applications démultiplient l’intérêt organisationnel de Slack. Vous pouvez par exemple intégrer votre gestionnaire de newsletter favori (chez nous, Mailchimp) et Slack vous donnera automatiquement et en temps réel toutes les informations dont vous avez besoin : l’heure d’envoi d’une campagne, un nouvel inscrit à une liste ou une désinscription…Nous utilisons de notre côté un grand nombre d’intégrations, des plus sérieuses (Dropbox, Google Calendar, Twitter,…) à celles nettement moins nécessaires, mais tout autant appréciées par les équipes (Spotify, Giphy,…).

Slack ne permet pas seulement une intégration d’applications tierces, mais met également à disposition des bots intelligents, gratuits ou non, qui permettent d’apercevoir le futur de la gestion de projets web. Entre autres, nous utilisons Statsbot qui, une fois connecté à votre compte Google Analytics, répond automatiquement à toute question que vous pourriez lui poser sur vos statistiques de visite :

 

De nombreux autres bots sont disponibles, comme par exemple Howdy qui permet d’automatiser l’ensemble des tâches répétitives d’une entreprise et même de commander des repas pour l’équipe !

De la fluidité, oui, mais…

Vous l’aurez compris, Slack a été adopté à l’unanimité chez 10h11. Toutefois, son utilisation requiert des équipes impliquées dans leurs projets et surtout autonomes. En effet, l’utilisation de Slack diminue considérablement la quantité d’emails envoyés entre collègues, mais produit en contrepartie une grande quantité de « bruit » tout au long de la journée. Les messages envoyés dans chaque conversation / projet produisent des notifications qui peuvent devenir un problème pour la productivité si l’utilisateur n’a pas pris la peine de les désactiver. 

De la même manière, les intégrations secondaires comme Giphy permettent à la fois de créer un environnement de travail décontracté et plaisant, mais peuvent rapidement créer une distraction importante au sein d’une équipe.

 

En bref, Slack est un excellent outil de gestion de vos projets agiles, qui sait se faire oublier, mais qui demande lui-même à être géré, pour ne pas déborder sur ce qui constitue malgré tout le cœur de toute entreprise : les projets.

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