La gestion d'équipe par la donnée

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10h11 ne se contente pas d’exploiter les données et les interfaces innovantes pour ses clients : en interne, la vie de l’agence est également rythmée de cette manière. Au fil d’une nouvelle série d’articles, nous détaillerons nos méthodes et outils de travail qui nous permettent d’allier agilité et efficacité ! Pour ce second article, nous vous détaillons une des clés de notre efficacité : la gestion d'équipe par la donnée.

Préambule


Il est d'abord essentiel de mieux comprendre ce que nous attendons par "équipe". Pour cela, il faut réussir à faire la disctinction entre un "groupe de travail" et une véritable équipe. Tous les groupes de travail ne sont pas des équipes, et d’ailleurs la majorité d’entre eux n’en sont pas. Il est donc très important pour un manager de savoir d’abord créer une équipe, avant de pouvoir la gérer.

 

À ce titre, le premier conseil qu'on pourrait donner serait de ne pas tomber dans le piège de gérer une équipe personne par personne : il faut non pas gérer une équipe mais gérer par l’équipe. Transformer un groupe de travail en une équipe peut apporter de nombreux avantages. Les équipes produisent mieux, plus rapidement et de manière plus innovante. Cela s'explique par le fait que nous avons tendance à être plus efficaces quand nous sentons que nous faisons partie d’un ensemble concret. 

Une rapide définition de l'équipe pourrait être la suivante : c'est un groupe de personnes qui réalisent un travail collectif et qui sont mutuellement engagées sur une raison d’être commune et des objectifs stimulants liés à cette raison d’être.

Pourquoi "une raison d'être commune"  ? Chaque équipe performante, chaque start-up révolutionnaire est convaincue qu’elle existe pour une raison claire et précise et que le monde va changer grâce à elle. Si nous prenons l’exemple d'Airbnb, ce serait la différence entre « nous mettons en relation des propriétaires et des locataires ponctuels » et « nous changeons la manière dont les gens partent en vacances ». C’est ce qui rapproche les membres d’une équipe et les fait se sentir appartenir à quelque chose de plus grand qu’eux.

Pourquoi "des objectifs stimulants liés à cette raison d’être" ? La raison d’être doit devenir concrète rapidement ou elle va disparaître. Pour concrétiser cette raison d’être, toute équipe doit avancer à travers des objectifs spécifiques, réalisables et motivants.

 

Pour résumer, la raison d’être et les objectifs sont les deux piliers qui soutiennent une équipe. Une raison d’être sans objectif est juste un rêve un peu flou. Sans raison d’être, les objectifs sont juste une activité inutile. Mais même si ces deux piliers sont fondamentaux, ils ne se suffisent pas à eux-mêmes. Une équipe a également besoin de clarté, en particulier sur les points suivants :

  • Les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe : personne ne peut tout faire.
  • La méthodologie et/ou le processus de travail : la façon dont l’équipe doit réaliser son travail, en particulier sur la prise de décision.
  • Les valeurs, les normes et les standards qui définissent ce qu’un membre est en droit d’attendre des autres membres : comment par exemple résoudre les conflis entre deux membres de l'équipe.
  • Les retours sur le travail (feedback) et les données chiffrées qui permettent de mesurer le progrès de l’équipe.

 

Cela peut paraître évident, mais la clarté sur ces petits détails permet de conserver un rythme et une ambiance de travail optimale pour l’ensemble des membres de l’équipe. De plus, quand toutes ces conditions sont réunies et que le groupe de travail est devenu une vraie équipe, les membres atteignent un haut niveau de productivité non pas parce que leur responsable ou leur manager leur aura demandé, mais parce que leur collègues attendent ce haut niveau de productivité de leur part : l’équipe se manage elle-même. Si une personne de l’équipe ne travaille pas de la bonne manière, les autres membres lui feront savoir. De cette manière, la performance est guidée non pas par les attentes du responsable, mais par les liens émotionnels et sociaux qui lient les membres entre eux. Quand cela arrive, on dit alors que c’est une gestion par l’équipe.

 

Zoom sur un point-clé de la constitution d’une équipe : le feedback et les données chiffrées (la gestion d'équipe par la donnée).

 

Nous pouvons retrouver deux niveaux d'intervention dans la gestion d'équipe par la donnée.

 

  • Apporter des mesures au niveau individuel (l’employé)

Comme nous l’avons évoqué plus haut, une bonne gestion d’équipe ne se focalise pas sur les individus. Ce niveau d’intervention cherche donc à mesurer comment la personne va travailler avec ses collègues.

On essaye de diviser en 2 parties ces indicateurs : les indicateurs de comportement individuel et les indicateurs de résultats individuels.

Dans les indicateurs de comportement individuels, nous allons par exemple chercher à analyser et mesurer la manière dont la personne va s’adresser aux autres ou encore le ressenti que peuvent avoir les autres employés envers cette personne. Ce sont des données qualitatives qui peuvent malgré tout être mesurés quantitativement grâce à des outils d’enquêtes internes comme par exemple :

https://www.happinessatworksurvey.com/ 

Chez 10h11, nous utilisons un bot Slack baptisé Polly (https://www.polly.ai/), qui permet d'obtenir des retours rapides et chiffrés sur le ressenti et le bien-être de l'équipe :

Nous utilisons également le bot HeyTaco, plus ludique, qui permet d'envoyer de donner des points à une personne si une de ses actions nous semble pertinente (un peu de gamification ne fait jamais de mal) : https://www.heytaco.chat 

 

Dans les indicateurs de résultats individuels, nous allons essayer de mesurer toutes les productions de l’employé qui ont contribué à l’objectif final de l’équipe. On peut par exemple citer le nombre d’erreurs commises par la personne, son log de temps, le nombre de suggestions ou de propositions qu’il va apporter au projet. Pour cela, nous utilisons Nikabot (https://www.nikabot.com/), qui facilite grandement le log de temps de l'équipe en posant une simple question via Slack en fin de journée. Les résultats sont consignés dans un dashboard accessible par tous.

 

  • Apporter des mesures au niveau collectif (l’équipe)

L’analyse du fonctionnement d’une équipe passe donc d’abord par ses membres, mais il est également possible et recommandé de mesurer les indicateurs de performance globaux de l’équipe. Là encore, on va diviser ces indicateurs en deux catégories : les indicateurs de fonctionnement de l’équipe et les indicateurs de résultats collectifs.

Concernant les indicateurs de fonctionnement de l’équipe, nous allons essayer de mesurer la dynamique de groupe de l’équipe et de savoir par exemple si l’équipe est efficace lors des réunions de travail, si elle arrive rapidement à un consensus en cas de désaccord ou encore les techniques utilisées pour arriver à résoudre des problèmes.

Pour ce qui est des indicateurs de résultats collectifs, on va chercher à mesurer la production finale de l’équipe. Les indicateurs seront donc plutôt le nombre de tâche complétées 

 

Pourquoi mettre en place un management par la donnée ?
  • Mesurer l’interaction

Les équipes s’épanouissent quand leurs membres ont des relations saines, quand ils prennent du temps pour comprendre les compétences de chacun afin d'échanger et de rebondir sur les idées des autres. Un moyen simple de mesurer l’interaction est de noter le nombre de commentaires positifs par rapport aux commentaires négatifs lors des réunions. Les émotions négatives étant bien plus fortes que les émotions positives, les équipes très performantes ont un ratio entre 3 pour 1 jusqu’à 7 pour 1 (positif vs. négatif). Tout ce qui est au dessus de 8 pour 1 est le signal d’une fausse harmonie dans le groupe et une tendance à éviter les sujets qui fâchent. Tout ce qui se situe en dessous de 1 pour 1 montre des signes de dysfonctionnement très important.

 

  • Résoudre les conflits

Pour beaucoup, les conflits sont effrayants et doivent être évités à tout prix. C’est vrai uniquement dans le cas de conflits négatifs ou offensifs, où les membres de l’équipe sont attaqués personnellement, où certains membres doivent à tout prix gagner. Cependant, éviter des conflits est le signe que le groupe ne s'attaque pas aux problèmes qui doivent être réglés. Les équipes performantes discutent de ces problèmes et échangent leurs expériences et leurs idées de manière ouverte, pour trouver la meilleure solution possible. Il est possible de noter le nombre de membres de l’équipe qui participent activement à la génération d’idée et le processus de résolution. Les équipes performantes tendent vers une équité entre l’ensemble des membres de l’équipe, alors que les équipes déséquilibrées n’ont qu’une ou deux personnes qui dominent la discussion.

 

  • Prendre des décisions

Les décisions importantes doivent être faites uniquement après que l’ensemble des membres de l’équipe aient participé, se soient mis d’accord et aient validé ces décisions. Les équipes non performantes tombent d’accord sur la décision donnée par la personne qui se place au dessus de la mêlée et ne montrent aucun signe d’engagement au cours des étapes suivant cette décision.

 

  • Créer de la valeur ajoutée

Les membres d’une équipe performante respectent tous les même standards de performance sans l’aide de leur manager. Est-ce que les membres sont à l’heure ? Est-ce qu’ils ont préparé la réunion ? Est-ce que les distractions, comme les discussions entre deux personnes, les relèves d’emails ou les SMS sont tenues au minimum ?

Quand les membres de l’équipe ne soutiennent pas ces standards de performance et s’en remettent aux règles données par le manager, ils signalent qu’ils ne sont pas assez impliqués les uns pour les autres.

 

Savoir se poser les bonnes questions avant de commencer :

Comment identifier les données que j’ai à ma disposition ?

Pour cela, il suffit de faire une simple collection de données, en prenant en compte les facteurs habituels :

  • Quelles données doivent-être collectées pour correspondre aux mesures de qualité que je souhaite mettre en place.
    Les données que vous allez collecter doivent être pertinentes par rapport aux points que vous souhaitez améliorer dans la gestion de votre équipe. Si ces points évoluent au cours de l’année, les data que vous aller récolter doivent aussi évoluer.
  • Quelles sont les sources de ces données ?
    Il est important de déterminer quelles sont les sources à partir desquelles vous aller collecter ces données : proviennent-elles d’un logiciel, d’un service web, d’enquêtes, de saisies manuelles ? Qui est en charge de ces données : le directeur, les responsables d’équipes, les employés ?
  • Quelle méthodologie je dois mettre en place pour collecter cette donnée ?
    Vais-je mettre en place des API qui me permettront de collecter directement les données ? Vais-je devoir collecter ces données quotidiennement, mensuellement, annuellement ? Est-ce que je vais les intégrer dans un dashboard, sur un excel, dans une BDD ?
  • Quelle quantité de donnée doit-être collectée ?
    Ce n’est pas toujours nécessaire de collecter l’ensemble des données à disposition. L’important est bien de se concentrer sur les axes d’amélioration et les points d’évolutions pertinents au sein l’équipe dans laquelle vous évoluez.

 

Comment savoir si les données que je vais récolter sont de bonne qualité ?

Vous pouvez pour cela vous appuyer sur la "data governance".
Un vieux dicton dans le monde des affaires dit “vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas identifier”.

La définition officielle de la data governance, donnée par le Data Governance Institute est la suivante : 

Data Governance is a system of decision rights and accountabilities for information-related processes, executed according to agreed-upon models which describe who can take what actions with what information, and when, under what circumstances, using what methods.

La data governance est donc un processus qui aide à gérer ses données. En quelque sorte une liste de procédures qui aide à savoir ce que l'on doit faire quand on rencontre un problème lié à ses données.

 

Comment connaitre la maturité de son entreprise concernant la gouvernance de la donnée ?

 

4 bons conseils suite à notre expérience chez 10h11

• Ne pas devenir “dataholic” : trop de data tue la data 

• Avoir des données et des outils fiables 

• Être transparent avec l’équipe sur les données recueillies

• Communiquer le plus possible en face à face